Den digtala utvecklingen har skapat nya affärsmodeller och vi ser ökningen av uberiseringen men inte bara bland privatpersoner utan även flotthantering inom företagen. Många företag, såsom ABB och Telia använder flottdelning för mer effektiv flottanvändning. Men det verkar även vara en växande trend i kommuner. Många kommuner har en decentraliserad lösning på sin kommunala fordonsflotta. Normalt har olika förvaltningar och institutioner flera fordon men när deras ansvar sprids över olika enheter, skapar det extra arbete, mindre användning av fordonen och en sämre översikt i fråga om service och drift.
Flera kommuner har redan sett fördelarna med att samla drift och hantering av flottan för att frigöra resurser, optimera arbetsflöden och få en bättre överblick över fordonen. Vi vill gärna ge ett exempel på en kommun där alla deras poolbilar samlats i ett system som används i alla center via ett centralt kontor.
Systemet som används är SkandiFleets flotthanteringssystem med bokningsmodul. Deras Väg- och parkavdelning använder elektroniska körjournal för korrekt ersättningsdokumentation, liksom GIS-kartfunktionen för att hålla kontroll på de exakta kommunala områden som behöver servas. Kommunen har nu möjlighet att få en exakt och snabb överblick över hur många kilometer de individuella avdelningarna och fordonen kör och enkelt allokera kostnaderna.
Systemet har bidragit till den nödvändiga grunden för optimering av rutter och antalet fordon. Av nio bilar kunde en köras in i ett garage och en annan kunde bytas ut mot en elcykel och möjligheten för optimering är förmodligen inte helt uppnådd än. Medarbetare behöver inte längre lägga ner värdefull arbetstid på att fylla i körjournaler eller liknande dokument. Dessutom har systemet bidragit till en viktig insikt i informationen om den verkliga längden på besökstider, körtider etc.
Körkontor som en grupptjänst
Fler och fler kommuner befinner sig i en process att implementera eller omstrukturera en mängd funktioner från decentraliserade lösningar till en enda, förenad grupptjänst, där en enhet lyfter uppgiften för hela organisationen.
Fördelarna med en grupptjänst är;
- Effektivisering / rationalisering
- Kvalitetsförbättring
- Sårbarhetsminskning
Effektiviteten med kommunala fordonsflottor
När en central enhet (ett körkontor) inom kommunen är ansvarig för fordonsflottan, finns det ekonomiska fördelar att uppnå. Driftsekonomi är ett stort bekymmer och fokuspunkt för både offentliga och privata företag. Därför är det viktigt som flottägare att ha en solid översikt över kilometer, säkerhet, service, körtid, påminnelser etc. Av vår erfarenhet vet vi att driftskostnader reduceras, körsträckor minskar, serviceintervaller kan upprätthållas, och tidsbesparingar görs genom att effektivisera körningen.
Vi upplever ett minimum på 10 % reduktion under det första användningsåret – och efter det en årlig besparing på 2–3 % för företag.
Kvalitetsförbättring
Kvalitetsförbättring i ett enskilt flottsystem ligger i bättre resursanvändning. Användningen analyseras genom data som tas emot och fordonen distribueras enligt behov. Säkerheten uppnås genom pålitlig dokumentation och rätt resurser kan tilldelas rätt plats. Det kan till exempel användas elcyklar eller elbilar för kortare sträckor, eller resurser distribueras olika under rusningstid etc.
Sårbarhetsreduktion
Ett förenat system, skräddarsytt efter behov och den mest lönsamma resursdistributionen, säkrar att systemet inte är känsligt för resursdistribution och procedurer av individuella avdelningar. Dataanalyser som ger insikt i den exakta fordonsanvändningen är en faktor som många kommuner inte utnyttjar själva idag. Det kan se till att kommunens användning av flottan är så lämplig som möjligt i relation till behoven hos de enskilda avdelningarna. Det erbjuder stora fördelar när det gäller sårbarhetsplanering.
Miljöfaktorer
Många kommuner tar fram årliga miljöredovisningar som visar utvecklingen och påverkan av miljöarbetet. När man ser till fordon kontrolleras körsträckan på de kommunala fordonen, vilket är en omfattande manuell process.
"När jag var anställd var en av mina många arbetsuppgifter att ta fram årliga miljöredovisningar, där jag skulle kontrollera körsträckan på alla 100 fordon den 31 december varje år. Jag var övertygad om att det manuella arbetet kunde bytas ut mot något smartare och mer effektivt. Och därför började jag utforska alternativ när flotthanteringen sök upp", säger en av våra kunder som skaffade SkandiFleets flotthanteringssystem till sin kommun.
Du kan göra mätningar på många andra parametrar också, t.ex. tomgångstid, Co2-utsläpp, körmönster och ruttoptimering. Dessa faktorer kan direkt påverkas av beteende och processändringar för att uppnå en minskning av miljöpåverkan. På samma sätt kan det ändrade körmönstret avläsas direkt i driftsekonomin.
Det här är bara en av många fördelar som SkandiFleet ger när förutseende kommuner väljer att centralisera och effektivisera sina fordonsflottor. Vi är övertygade om att många andra kommuner kommer att följa i deras fotspår, och därmed säkerställa översikt och vinster.
