När en anställd använder sin privata bil för en tjänsteresa kan arbetsgivaren under 2026 betala skattefri bilersättning med 25 kronor per mil enligt Skatteverkets schablon. Men för att ersättningen ska hanteras korrekt behöver företaget kunna visa vilka resor som faktiskt har gjorts i tjänsten och hur långt den anställde har kört.
Det är här körjournal och ett tydligt digitalt arbetsflöde blir viktiga. Med rätt underlag kan företag gå från registrerad tjänsteresa till beräknad milersättning utan att förlita sig på separata kalkylblad, manuella sammanställningar eller uppskattade körsträckor.
I den här guiden går vi igenom vad som gäller för milersättning 2026, skillnaden mellan tjänsteresa och resa till arbetet, vilka uppgifter arbetsgivaren behöver och hur en elektronisk körjournal kan förenkla hanteringen.
Med SkandiFleet kan företag hantera tjänsteresor, körjournal och milersättning i samma flöde. Se vår elektroniska körjournal och fordonslösning.
Hur mycket är milersättningen 2026?
För inkomstår 2026 anger Skatteverket följande schablonbelopp för skattefri bilersättning vid tjänsteresor:
| Fordon | Skattefri bilersättning 2026 |
|---|---|
| Egen bil | 25 kr/mil |
| Förmånsbil som inte drivs helt med el | 12 kr/mil |
| Förmånsbil som drivs helt med el | 9,50 kr/mil |
För en privatägd bil spelar det alltså ingen roll för schablonbeloppet om bilen drivs med bensin, diesel, el eller är en hybrid. Schablonen för egen bil är 25 kronor per mil.
Reglerna för förmånsbil är annorlunda. Skattefri bilersättning för tjänsteresor med förmånsbil förutsätter som huvudregel att den anställde själv har betalat drivmedlet. Från den 1 juli 2026 gäller dessutom en särskild regel för laddhybrider som förmånsbil.
Vad är milersättning?
Milersättning, eller bilersättning, är en kostnadsersättning som arbetsgivaren kan betala till en anställd som använder egen bil eller i vissa fall förmånsbil för resor i tjänsten. Ersättningen är alltså kopplad till en tjänsteresa – inte till alla kilometer som den anställde kör under en arbetsvecka.
Om arbetsgivaren betalar bilersättning inom Skatteverkets schablon kan ersättningen betalas ut skattefritt när villkoren är uppfyllda. Betalas ett högre belopp än schablonen ska den överskjutande delen hanteras som lön, med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Exempel: så beräknas milersättning med egen bil 2026
Anta att en servicetekniker använder sin privata bil för att köra från sitt tjänsteställe till en kund och därefter tillbaka. Den sammanlagda tjänstekörningen är 86 kilometer, alltså 8,6 mil.
8,6 mil × 25 kr = 215 kr
Om samma medarbetare gör flera tjänsteresor under månaden behöver samtliga godkända resor sammanställas innan ersättningen betalas ut. Ett digitalt system kan göra beräkningen löpande utifrån registrerade tjänsteresor.
Egen bil i tjänsten – vilket underlag behöver arbetsgivaren?
Arbetsgivaren behöver ett tillräckligt underlag för kostnadsersättningen. Skatteverket anger bland annat att anledningen till tjänsteresan ska framgå och att antal körda kilometer ska anges vid milersättning för egen bil.
En körjournal kan användas för att få fram uppgifter som behövs för utbetalning av vissa kostnadsersättningar. Ett praktiskt underlag kan exempelvis innehålla:
- datum för resan,
- vem som gjorde resan,
- start- och slutpunkt,
- resans syfte eller vilket uppdrag den avsåg,
- antal körda kilometer,
- vilket fordon som användes,
- beräknad bilersättning.
Ju mer systematiskt företaget hanterar detta, desto mindre behöver ekonomi- eller lönefunktionen jaga kompletteringar i efterhand.
Tjänsteresa är inte samma sak som resa till och från arbetet
En av de viktigaste skillnaderna är den mellan tjänsteresor och arbetsresor. Att en anställd kör sin privata bil från bostaden till sin ordinarie arbetsplats innebär inte automatiskt att arbetsgivaren kan betala skattefri bilersättning enligt reglerna för tjänsteresor. Resor till och från arbetet behandlas enligt andra skatteregler och är i grunden privata resor.
Samtidigt kan bedömningen av tjänsteställe se annorlunda ut i verksamheter där medarbetare arbetar på skiftande platser. Skatteverkets rättsliga vägledning beskriver exempelvis att vissa anställda inom bygg- och anläggningsbranschen kan ha bostaden som tjänsteställe. Då kan resor från bostaden till platser där arbetet utförs vara tjänsteresor.
Därför bör företaget inte använda en förenklad regel där alla kilometer under arbetsdagen automatiskt räknas som tjänstekörning. Resans karaktär och den anställdes tjänsteställe behöver bedömas korrekt.
Varför är körjournal viktig vid milersättning?
Milersättningen bygger på körsträckan för de resor som faktiskt gjorts i tjänsten. Om uppgifterna fylls i manuellt i slutet av månaden är det lätt att missa en resa, ange fel körsträcka eller blanda ihop privat körning med tjänstekörning.
En körjournal skapar en tydligare kedja från resa till ersättningsunderlag. Skatteverket beskriver elektronisk körjournal som ett alternativ till en manuellt förd journal. En elektronisk lösning kan registrera körningar automatiskt och därefter kompletteras med exempelvis resans syfte eller besökta kunder.
Elektronisk körjournal för privatägd bil som används i tjänsten
Elektronisk körjournal förknippas ofta med företagsbilar, men samma grundidé är värdefull när en medarbetare använder en privatägd bil för företagets uppdrag.
Skillnaden är att företaget i detta fall framför allt behöver dokumentera tjänsteresorna som ska ligga till grund för ersättning. Den anställdes privata användning av bilen är inte företagets körjournalsbehov.
Med SkandiFleet kan privatägda fordon användas för registrering av tjänsteresor. Resans uppgifter kan därefter användas för att beräkna milersättningen direkt i systemet.
Ett sammanhängande arbetsflöde kan då se ut så här:
- medarbetaren genomför en tjänsteresa med sin privata bil,
- tjänsteresan registreras,
- körsträcka och relevanta reseuppgifter dokumenteras,
- resan kontrolleras och klassificeras korrekt,
- milersättningen beräknas utifrån resan,
- företaget får ett tydligt underlag för vidare hantering.
Privat körning och tjänstekörning måste hållas isär
Oavsett om företaget hanterar en privatägd bil, företagsbil eller förmånsbil är klassificeringen av resan central. Skatteverket rekommenderar körjournal för att kunna skilja privata resor från resor i tjänsten.
I SkandiFleet kan resor delas upp mellan privat- och tjänstekörning. Det gör det möjligt att använda samma digitala arbetsflöde för flera typer av fordonsanvändning utan att behandla alla resor som ersättningsgrundande.
Läs mer om körjournal för företagsbil och vanliga regler och misstag.
Milersättning med förmånsbil 2026
För 2026 är den skattefria bilersättningen 12 kronor per mil för en förmånsbil som inte drivs helt med el och 9,50 kronor per mil för en förmånsbil som drivs helt med el.
Förmånsbil har dessutom särskilda villkor kring vem som betalar drivmedlet. Arbetsgivaren kan som huvudregel bara betala skattefri bilersättning enligt schablon när den anställde själv har betalat allt drivmedel för bilen.
Från den 1 juli 2026 finns en särskild regel för laddhybrider. Enligt Skatteverket kan arbetsgivaren då betala skattefri bilersättning för tjänsteresor med laddhybrid som förmånsbil även om bilen har laddats i anslutning till arbetsplatsen och den anställde därför inte själv betalat allt drivmedel.
Vad händer om företaget betalar mer än 25 kr per mil?
Ett företag kan välja att betala en högre milersättning än Skatteverkets skattefria schablon. Om en anställd exempelvis får 30 kronor per mil för en tjänsteresa med egen bil kan 25 kronor per mil hanteras enligt den skattefria schablonen, medan de återstående 5 kronorna per mil ska hanteras som lön. På den överskjutande delen ska arbetsgivaren göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter.
Vad händer om arbetsgivaren betalar mindre än schablonen?
Om den anställde får lägre bilersättning än Skatteverkets schablon gäller andra regler för deklarationen. Skatteverket anger att den anställde då ska ta upp den utbetalda ersättningen i deklarationen och kan göra avdrag med schablonbeloppet under tjänsteresor. Har den anställde inte fått någon ersättning kan avdrag i stället vara möjligt enligt tillämpliga regler.
Ingår parkering och trängselskatt i milersättningen?
Nej, alla resekostnader ingår inte automatiskt i schablonen för bilersättning. Skatteverket anger att utgifter för parkering inte ingår i bilersättningen. Väg-, bro- och färjeavgifter samt trängselskatt hanteras också separat enligt tillämpliga regler.
Exempel: flera tjänsteresor under en månad
En projektledare använder sin privata bil vid fyra kund- och projektbesök under månaden:
- resa 1: 64 km,
- resa 2: 118 km,
- resa 3: 46 km,
- resa 4: 92 km.
Totalt blir det 320 kilometer, alltså 32 mil tjänstekörning.
32 mil × 25 kr = 800 kr i skattefri bilersättning
Det viktiga är inte bara slutbeloppet. Företaget bör också ha ett underlag som visar vilka tjänsteresor som ligger bakom beräkningen. När varje resa registreras digitalt kan ekonomiavdelningen få både totalsumman och detaljerna bakom den.
Vanliga misstag vid milersättning
1. Resor till ordinarie arbetsplats registreras som tjänsteresor
Pendling mellan bostad och tjänsteställe är normalt en arbetsresa och ska inte blandas ihop med tjänsteresor.
2. Körsträckan uppskattas i efterhand
När medarbetaren försöker rekonstruera en hel månads resor i efterhand ökar risken för fel. Löpande registrering ger ett bättre underlag.
3. Företaget sparar bara ett totalbelopp
Ett ersättningsbelopp utan information om vilka resor som ligger bakom det ger sämre spårbarhet. Resans anledning och körda kilometer är centrala uppgifter.
4. Samma schablon används för egen bil och förmånsbil
25 kronor per mil gäller egen bil. Förmånsbilar har lägre schablonbelopp och ytterligare villkor.
5. Ersättning över schablonen behandlas som helt skattefri
Den del som överstiger det skattefria schablonbeloppet ska hanteras som lön.
6. Privat- och tjänstekörning blandas ihop
Det är tjänsteresan som är grunden för bilersättningen. Därför behöver företaget kunna särskilja resorna.
GDPR när privata fordon och tjänsteresor registreras
Ett system för körjournal och milersättning kan innehålla personuppgifter om den anställde, särskilt när resor, tider och positioner kan kopplas till en viss person. Företaget bör därför inte samla in mer information om den privata bilen och dess privata användning än vad som behövs för verksamhetens ändamål.
Vi går igenom detta mer utförligt i vår guide om elektronisk körjournal, GPS-spårning och GDPR.
Från tjänsteresa till ersättningsunderlag – ett bättre digitalt flöde
I många företag hanteras tjänsteresor fortfarande i flera separata steg. Medarbetaren skriver ner kilometer, skickar ett kalkylblad eller en reseräkning, en chef kontrollerar informationen och ekonomiavdelningen räknar därefter ut ersättningen.
Problemet är inte själva multiplikationen med 25 kronor. Problemet är att säkerställa att de kilometer som multipliceras faktiskt kommer från rätt tjänsteresor och att underlaget är komplett.
Tjänsteresa → registrerad körsträcka → klassificering → kontroll → beräknad milersättning → ersättningsunderlag
Så hjälper SkandiFleet med körjournal och milersättning
SkandiFleet ger företag bättre kontroll över resor och fordon. Det gäller både företagsfordon och situationer där medarbetare använder sina privata fordon för tjänstekörning.
Med SkandiFleet kan företag bland annat:
- registrera tjänsteresor,
- hantera privat- och tjänstekörning separat,
- registrera tjänsteresor med privatägda fordon,
- samla körsträcka och relevanta reseuppgifter,
- beräkna milersättning för privata fordon som används i tjänsten,
- arbeta med elektronisk körjournal för företagets fordon,
- samla körhistorik och fordonsinformation i ett gemensamt system.
Det innebär att milersättning inte behöver vara en fristående manuell process. Resan som ligger bakom ersättningen kan vara en del av samma digitala flöde.
Vill ni digitalisera körjournal, tjänsteresor och fordonsadministration? Läs mer om SkandiFleets elektroniska körjournal och fordonsspårning.
Vanliga frågor om milersättning 2026
Hur mycket är skattefri milersättning med egen bil 2026?
Skatteverkets schablon för tjänsteresor med egen bil är 25 kronor per mil under inkomstår 2026.
Gäller 25 kr per mil även för privat elbil?
Ja. För egen bil är schablonen 25 kronor per mil även om den privatägda bilen är en elbil eller hybrid.
Hur mycket är milersättningen med förmånsbil 2026?
Förmånsbil som drivs helt med el har schablonen 9,50 kronor per mil. För förmånsbil som inte drivs helt med el är schablonen 12 kronor per mil. Särskilda villkor gäller.
Kan arbetsgivaren betala mer än 25 kr per mil?
Ja, men den del som överstiger den skattefria schablonen ska hanteras som lön med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Behövs körjournal för milersättning?
Arbetsgivaren behöver underlag för kostnadsersättningen. Skatteverket anger bland annat att anledningen till tjänsteresan och antal körda kilometer ska framgå. Körjournal är ett praktiskt sätt att dokumentera resorna.
Är resan mellan hemmet och jobbet en tjänsteresa?
Normalt är resor mellan bostaden och tjänstestället arbetsresor, inte tjänsteresor. Bedömningen kan dock påverkas av var den anställde har sitt tjänsteställe.
Ingår parkering i milersättningen?
Nej. Skatteverket anger att utgifter för parkering inte ingår i bilersättningen utan hanteras separat.
Kan SkandiFleet beräkna milersättning för privat bil?
Ja. Tjänsteresor med privatägda fordon kan registreras och användas som underlag för beräkning av milersättning direkt i SkandiFleet.
Källor och vidare läsning
För aktuella schablonbelopp och regler för arbetsgivare, se Skatteverkets information om traktamente och bilersättning.
Skatteverket beskriver också körjournal och elektronisk körjournal på sidan Körjournal.
Skatteregler kan ändras och individuella situationer kan behöva bedömas separat. Kontrollera därför alltid aktuell information hos Skatteverket.
