GPS i företagsfordon kan ge automatisk körjournal, bättre fordonsöversikt och tydligare underlag för planering, tjänsteresor och rapportering. Men när positionen kan kopplas till en förare behandlas också personuppgifter. Då gäller GDPR.
Det betyder inte att GPS-spårning i företagsfordon är förbjuden. Företag kan ha legitima behov av att registrera resor, planera uppdrag, följa fordon eller skapa underlag för elektronisk körjournal. Arbetsgivaren behöver däremot kunna förklara varför uppgifterna samlas in, vilken rättslig grund behandlingen bygger på och hur medarbetarnas integritet skyddas.
Behöver ni en praktisk lösning för körjournal och fordonsöversikt? Se SkandiFleets elektroniska körjournal och fordonsspårning i realtid.
Är GPS-position från en företagsbil en personuppgift?
Ja, när informationen direkt eller indirekt kan kopplas till en identifierbar person. Ett fordon kan till exempel vara tilldelat en viss medarbetare eller en förare kan identifieras genom företagets övriga system. Då kan bilens position, resor och körhistorik säga var personen har befunnit sig.
Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, beskriver att användning av platstjänster och GPS i arbetslivet kan innebära behandling av personuppgifter. Företaget behöver därför hantera informationen enligt dataskyddsförordningens principer.
Det är en viktig skillnad mot att enbart tänka på GPS-enheten som teknisk fordonsutrustning. Så snart informationen kan användas för att följa en enskild förare blir dataskyddsfrågan relevant.
Får arbetsgivaren använda GPS i företagets fordon?
Det kan vara tillåtet, men det finns inte ett generellt ja som gäller oavsett syfte. Arbetsgivaren behöver ha ett tydligt, legitimt och konkret verksamhetsbehov.
Positionering kan exempelvis vara relevant för transportplanering, budverksamhet, serviceorganisationer, säkerhet, stöldskydd och digital körjournal. Det avgörande är inte bara att tekniken finns, utan vad företaget faktiskt använder informationen till.
Däremot bör ett GPS-system inte införas med ett otydligt syfte som i praktiken innebär ständig kontroll av medarbetares beteende. Ju närmare behandlingen kommer regelmässig personalövervakning, desto större blir integritetsriskerna och kraven på arbetsgivarens bedömning.
Syftet måste bestämmas innan GPS-spårningen börjar
En av GDPR:s grundprinciper är ändamålsbegränsning. Företaget ska i förväg bestämma varför personuppgifterna samlas in. Uppgifterna får sedan inte utan vidare börja användas för helt andra och oförenliga ändamål.
Ett företag kan exempelvis behöva positioneringsdata för att:
- skapa underlag för elektronisk körjournal,
- registrera resor och körsträckor,
- skilja mellan privat- och tjänstekörning,
- planera och fördela uppdrag mellan fordon,
- följa upp företagets fordonsanvändning,
- lokalisera fordon vid stöld eller andra säkerhetsincidenter,
- ge relevant fordonsinformation till trafikledning eller administration.
Företaget bör beskriva ändamålen konkret. Formuleringar som endast säger att GPS används för ”kontroll” eller ”effektivitet” ger inte samma tydlighet som en beskrivning av exakt vilket verksamhetsproblem behandlingen ska lösa.
Vilken rättslig grund kan användas?
All behandling av personuppgifter behöver ha en rättslig grund. Vilken grund som är rätt beror på varför GPS-uppgifterna behandlas och vilken typ av arbetsgivare det gäller.
Intresseavvägning för privata arbetsgivare
För en privat arbetsgivare kan berättigat intresse och en dokumenterad intresseavvägning vara relevant vid positionering som kan kopplas till enskilda anställda. Arbetsgivarens intresse behöver då vägas mot medarbetarens rättigheter och intresse av personlig integritet.
Bedömningen påverkas bland annat av vilken information som samlas in, hur detaljerad positioneringen är, hur ofta den sker, hur länge informationen sparas och vad den faktiskt används till.
Rättslig förpliktelse kan vara relevant för vissa körjournalsuppgifter
När en elektronisk körjournal används för att uppfylla ett konkret rättsligt krav kan rättslig förpliktelse i vissa situationer vara relevant som rättslig grund. Behandlingen behöver då begränsas till de uppgifter som faktiskt behövs för det aktuella kravet.
Företaget bör inte utgå från att samma rättsliga grund automatiskt täcker alla funktioner i ett GPS- eller fleet management-system. Körjournal, realtidspositionering, säkerhet och verksamhetsplanering kan behöva bedömas utifrån sina respektive ändamål.
Samtycke från den anställde är normalt inte lösningen
Det kan verka naturligt att be den anställde godkänna GPS-spårningen. I ett anställningsförhållande finns dock en beroendeställning mellan arbetsgivare och arbetstagare.
Samtycke är därför normalt inte den lämpliga rättsliga grunden för arbetsgivarens behandling av anställdas personuppgifter. Företaget behöver i stället identifiera den rättsliga grund som faktiskt motsvarar behandlingen och dokumentera sin bedömning.
Den anställde ska få tydlig information
Transparens är central när GPS används i arbetet. Medarbetaren bör inte behöva upptäcka i efterhand att ett företagsfordon registrerar position och resor.
Informationen bör bland annat förklara:
- vilka positions- och fordonsuppgifter som registreras,
- varför uppgifterna samlas in,
- vilken rättslig grund företaget använder,
- vem inom organisationen som får tillgång till informationen,
- hur länge uppgifterna sparas,
- om information delas med leverantörer eller andra mottagare,
- vilka rättigheter den anställde har enligt GDPR.
Informationen behöver vara tillräckligt tydlig för att den anställde ska förstå vilka kontroller och vilken fordonsuppföljning som kan göras med hjälp av uppgifterna.
GPS för körjournal är inte samma sak som ständig personalövervakning
Det är viktigt att skilja mellan olika användningsområden. En elektronisk körjournal kan registrera en bils resor för att skapa ett administrativt underlag. Ett fleet management-system kan samtidigt visa fordon för trafikledning och planering.
Att tekniken kan visa mer information betyder inte automatiskt att arbetsgivaren bör använda den för alla tänkbara syften.
Företaget behöver bedöma om syftet kan uppnås på ett mindre integritetskränkande sätt och begränsa behandlingen till vad som faktiskt behövs.
Privat- och tjänstekörning i företagsfordon
En viktig funktion i en elektronisk körjournal är att kunna skilja mellan privat körning och tjänstekörning. Det gör körhistoriken mer användbar samtidigt som företaget kan undvika att blanda ihop olika typer av resor i sin rapportering.
Med SkandiFleet kan registrerade resor klassificeras som privata eller i tjänsten. Föraren kan därmed hantera resan i efterhand utan att behöva skapa hela körjournalsposten manuellt.
Detta är särskilt relevant när en företagsbil eller förmånsbil får användas privat. Företagets rutiner bör då tydligt ange hur privata resor ska klassificeras och vilken information arbetsgivaren faktiskt behöver använda.
I SkandiFleets elektroniska körjournal registreras resorna automatiskt och kan därefter hanteras som privat- eller tjänstekörning, så att företagets underlag blir tydligare utan att hela körjournalen behöver byggas manuellt.
Läs även vår guide om körjournal för företagsbil – regler, krav och vanliga misstag.
Privatägd bil i tjänsten – körjournal och milersättning
Elektronisk körjournal är inte bara relevant för företagsägda och leasade fordon. Många företag har också medarbetare som använder sin privatägda bil för tjänsteresor.
I den situationen behöver företaget kunna skilja den privata användningen av bilen från de resor som faktiskt genomförts i tjänsten. Tjänsteresorna kan därefter ligga till grund för företagets ersättningshantering.
Med SkandiFleet kan tjänsteresor med privatägda fordon registreras och användas som underlag för beräkning av milersättning direkt i systemet. Det betyder att körsträcka, resans datum, förare och andra relevanta uppgifter kan samlas i samma arbetsflöde som ersättningsberäkningen.
För en registrerad tjänsteresa kan företaget exempelvis samla:
- datum för resan,
- start- och slutpunkt,
- körd sträcka,
- resans syfte,
- vilken medarbetare som gjorde resan,
- beräknad milersättning.
För 2026 anger Skatteverket att den skattefria schablonen för tjänsteresor med egen bil är 25 kronor per mil. Företag kan ha egna interna ersättningsregler, men den skattemässiga hanteringen behöver följa gällande regler.
Det blir därför viktigt att skilja mellan en faktisk tjänsteresa och exempelvis en vanlig resa mellan bostaden och den ordinarie arbetsplatsen. Det är typen av resa – inte bara antalet kilometer – som avgör hur underlaget ska hanteras.
För arbetsgivaren minskar ett sammanhållet flöde behovet av separata körjournaler, kalkylblad och manuella milersättningsberäkningar. För medarbetaren blir det enklare att redovisa de resor som faktiskt gjorts i tjänsten.
Ur ett integritetsperspektiv är detta också relevant: arbetsgivaren bör behandla den information som behövs för tjänsteresan och ersättningen, inte samla eller använda mer privat information än vad verksamhetsändamålet kräver.
Dataminimering – samla inte in mer än ni behöver
GDPR kräver att personuppgifter ska vara adekvata, relevanta och begränsade till vad som är nödvändigt för ändamålet. Detta brukar kallas dataminimering.
För GPS-system betyder det att företaget bör fråga sig vilken detaljnivå som verkligen behövs. Om ändamålet exempelvis är körjournal behöver företaget inte automatiskt använda all tillgänglig telematik för att analysera en förares arbetsbeteende.
Samma resonemang gäller åtkomst. Alla chefer och administratörer behöver inte nödvändigtvis kunna se all positioneringshistorik. Behörigheter bör anpassas efter arbetsuppgifterna.
Hur länge får GPS-data sparas?
GDPR anger inte en enda generell lagringstid för alla GPS-uppgifter. Principen är i stället att personuppgifter inte ska sparas längre än vad som behövs för det ändamål de samlades in för.
Därför bör företaget definiera lagringstider utifrån användningsområdet. Underlag som behöver sparas för redovisning kan ha ett annat behov än information som används för den operativa fordonsöversikten.
Företaget bör kunna förklara varför informationen finns kvar och ha rutiner för gallring när den inte längre behövs.
Realtidsspårning kräver ett faktiskt behov
Realtidsposition kan vara praktisk i verksamheter där en trafikledare behöver se vilket fordon som är närmast ett nytt uppdrag, där leveranser ska planeras eller där ett fordon behöver lokaliseras.
Men realtid är också mer integritetskänsligt än att enbart registrera den information som behövs för en körjournal. Företaget bör därför definiera vilka roller som faktiskt behöver realtidsinformation och varför.
Läs mer om GPS-baserad fordonsspårning.
Kan GPS-data användas för att kontrollera arbetstid och raster?
Här behöver arbetsgivaren vara särskilt försiktig. Ett GPS-system kan tekniskt visa när ett fordon stod stilla, när det lämnade en plats och när det kom tillbaka. Men det innebär inte att information som samlats in för körjournal eller fordonsplanering automatiskt får återanvändas som ett detaljerat kontrollsystem för arbetsprestation och raster.
Det illustrerar varför företag bör dokumentera ändamålet redan innan systemet tas i bruk. En behandling som införts för ett avgränsat körjournalsändamål bör inte i efterhand bli en generell prestationsövervakning utan en ny och korrekt bedömning.
Behöver företaget göra en konsekvensbedömning?
I vissa situationer kan en konsekvensbedömning avseende dataskydd, en så kallad DPIA, behövas innan behandlingen börjar. Det gäller behandling som sannolikt leder till hög risk för människors rättigheter och friheter.
Hur omfattande och systematisk positioneringen är spelar därför roll. Företag med omfattande GPS-övervakning, många förare eller särskilt detaljerad analys bör inte behandla detta som en ren teknisk installation. Dataskyddsbedömningen behöver vara en del av införandet.
Praktisk checklista innan företaget inför GPS-spårning
Ett bra införande börjar med verksamhetsbehovet, inte med alla funktioner som råkar finnas i systemet.
- Definiera syftet. Beskriv konkret varför GPS eller elektronisk körjournal behövs.
- Identifiera personuppgifterna. Kartlägg vilka uppgifter som kan kopplas till en förare.
- Bestäm rättslig grund. Bedöm varje relevant användningsområde.
- Gör en proportionalitetsbedömning. Samla inte in mer information än verksamheten behöver.
- Informera medarbetarna. Förklara vad som registreras och hur informationen används.
- Begränsa åtkomsten. Ge endast behörighet till personer som behöver uppgifterna.
- Bestäm lagringstid. Dokumentera när information ska gallras.
- Hantera privata resor. Ha tydliga regler när företagsfordon får användas privat.
- Hantera egen bil i tjänsten. Definiera hur tjänsteresor och milersättning ska registreras.
- Bedöm behovet av DPIA. Gör detta innan behandlingen börjar när risknivån kräver det.
- Dokumentera besluten. Företaget ska kunna visa hur GDPR-principerna har följts.
Elektronisk körjournal och GPS kan användas med tydliga regler
För företag är slutsatsen inte att GPS ska undvikas. Tekniken kan lösa verkliga problem: resor kan registreras automatiskt, privat- och tjänstekörning kan separeras, milersättningsunderlag kan skapas och verksamheten kan få bättre överblick över sin fordonsflotta.
Men arbetsgivaren behöver skilja mellan ett legitimt verksamhetsbehov och onödig övervakning. Ett tydligt syfte, rätt rättslig grund, begränsad behandling och transparent information till medarbetarna är centrala delar.
Läs också vår artikel om GPS-spårning för företag för en bredare genomgång av hur positionering kan användas i fordonsverksamheten.
Så hjälper SkandiFleet företag med körjournal, GPS och milersättning
SkandiFleet kombinerar elektronisk körjournal med funktioner för fordonsöversikt och GPS-baserad positionering. Företaget får ett gemensamt system för att registrera resor, följa fordon och skapa relevant historik och rapportunderlag.
Med SkandiFleet kan företag bland annat arbeta med:
- automatisk registrering av körningar,
- elektronisk körjournal,
- klassificering av privata resor och tjänsteresor,
- registrering av tjänsteresor med privatägda fordon,
- beräkning av milersättning för privata fordon som används i tjänsten,
- GPS-baserad fordonsöversikt,
- körhistorik och rapporter,
- hantering av flera fordon och förare i samma system.
SkandiFleet är ett tekniskt verktyg. Det är fortfarande arbetsgivaren som ansvarar för att företagets behandling av personuppgifter har rättslig grund, ett legitimt ändamål och följer GDPR och andra regler som gäller för den egna verksamheten.
Se vår elektroniska körjournal och fordonsspårning i realtid om ni vill se hur lösningen fungerar för företagets fordon och förare.
Vanliga frågor om elektronisk körjournal, GPS och GDPR
Är GPS-spårning av anställda förbjuden enligt GDPR?
Nej. Positionering kan vara tillåten när arbetsgivaren har ett tydligt och legitimt verksamhetsbehov, rättslig grund och behandlingen är proportionerlig. Arbetsgivaren behöver samtidigt respektera medarbetarnas integritet.
Måste den anställde samtycka till GPS i företagsbilen?
Samtycke är normalt inte en lämplig rättslig grund i anställningsförhållanden eftersom arbetstagaren befinner sig i en beroendeställning till arbetsgivaren. Företaget behöver identifiera en annan tillämplig rättslig grund.
Måste arbetsgivaren informera om GPS-spårningen?
Ja, den anställde ska få tydlig information om personuppgiftsbehandlingen. Informationen bör bland annat beskriva syfte, rättslig grund, lagring och vilka som får tillgång till uppgifterna.
Får arbetsgivaren se var företagsbilen befinner sig i realtid?
Realtidspositionering kan vara motiverad av konkreta verksamhetsbehov, exempelvis trafikledning eller säkerhet. Den bör inte användas som generell personalövervakning utan ett motiverat behov.
Kan SkandiFleet skilja privatresor från tjänsteresor?
Ja. Registrerade resor kan klassificeras så att privat- och tjänstekörning hålls isär. Det ger företaget ett tydligare körjournalsunderlag.
Kan en medarbetare registrera tjänsteresor med sin privata bil?
Ja. Privatägda fordon som används i tjänsten kan hanteras så att tjänsteresor registreras och används som underlag för milersättning.
Vad är den skattefria milersättningen för egen bil 2026?
Skatteverkets schablon för skattefri bilersättning vid tjänsteresa med egen bil är 25 kronor per mil för inkomstår 2026.
Är elektronisk körjournal samma sak som GPS-övervakning?
Nej. En elektronisk körjournal har ett avgränsat administrativt syfte kring resor och kördata. GPS-teknik kan samtidigt möjliggöra realtidspositionering. Vilka funktioner som används och för vilket ändamål avgör vilken personuppgiftsbehandling som sker.
Källor och vidare läsning
För aktuell vägledning om positionering i arbetslivet, se IMY:s vägledning om platstjänster och GPS.
För aktuella schablonbelopp för bilersättning, se Skatteverkets belopp och procent för 2026.
