En automatisk körjournal med GPS registrerar fordonets resor utan att föraren behöver skriva in varje körning manuellt. Start, stopp, körsträcka och resans historik samlas i systemet, medan förare och administratörer kan komplettera uppgifterna med exempelvis ärende, privatresa eller tjänsteresa.
Vill ni se en lösning som kombinerar automatisk körjournal med fordonsöversikt och realtidsspårning? Läs mer om SkandiFleets elektroniska körjournal och fordonsspårning i realtid.
För företag med flera fordon kan den automatiska registreringen minska administrationen betydligt. I stället för att försöka återskapa körningar i efterhand finns resorna redan registrerade och kan granskas när det behövs.
Vad är en automatisk körjournal?
En automatisk körjournal är ett digitalt system som registrerar fordonets resor löpande. Vanligtvis används GPS tillsammans med en enhet i bilen eller annan fordonsdata för att identifiera när en resa börjar och slutar.
När resan är avslutad sparas informationen i körjournalen. Föraren eller administratören behöver då inte manuellt skriva in varje startadress, slutadress och körsträcka från minnet.
Systemet gör alltså själva grundregistreringen automatiskt, medan vissa uppgifter fortfarande kan behöva kompletteras beroende på hur företaget använder körjournalen.
Hur fungerar en GPS-körjournal steg för steg?
1. Fordonet börjar köra
När bilen börjar röra sig registrerar den installerade enheten att en ny resa har startat. Föraren behöver normalt inte öppna en app eller trycka på en knapp för att börja registreringen.
2. Resan registreras automatiskt
Under körningen samlar systemet in data som används för att skapa resans historik. Det kan bland annat vara positioner, tidpunkter och körsträcka.
3. Start, stopp och körsträcka sparas
När resan avslutas skapas en post i körjournalen. Där kan företaget se exempelvis när bilen startade, när den stannade, var resan började och slutade samt hur långt fordonet körde.
4. Resan visas i körjournalen
Resorna samlas i systemet så att förare och administratörer kan granska historiken. I stället för separata anteckningar eller kalkylblad får företaget en sammanhängande körhistorik per fordon.
5. Föraren klassificerar tjänsteresa eller privat resa
Automatisk registrering betyder inte att systemet alltid kan veta varför bilen kördes. Därför behöver föraren i många fall klassificera resan som privat eller i tjänsten och lägga till resans syfte.
6. Företaget skapar rapporter
När resorna är registrerade och kompletterade kan administratören ta fram rapporter för valda perioder, fordon eller förare. Det gör körjournalen enklare att använda som underlag för intern kontroll, administration och uppföljning.
Vilka uppgifter registreras automatiskt?
Exakt vilka uppgifter som registreras beror på lösningen och fordonsinstallationen, men en GPS-baserad körjournal kan normalt registrera flera centrala delar av resan automatiskt.
- datum och tid för resans start,
- datum och tid för resans slut,
- startposition eller startadress,
- slutposition eller slutadress,
- körsträcka,
- resans geografiska historik,
- vilket fordon som genomförde resan.
Vad behöver föraren fortfarande göra?
En vanlig missuppfattning är att en automatisk körjournal betyder att föraren aldrig behöver göra någonting. Själva körningen kan registreras automatiskt, men vissa uppgifter kräver fortfarande ett aktivt val.
- markera om resan var privat eller i tjänsten,
- ange syftet med en tjänsteresa,
- välja kund, projekt eller uppdrag om företaget använder sådana fält,
- komplettera en resa med en kommentar,
- korrigera uppgifter om något behöver förtydligas.
GPS-körjournal och privat körning
När en företagsbil också används privat behöver företaget kunna skilja privat körning från tjänstekörning. En elektronisk körjournal gör detta enklare eftersom alla resor först registreras och därefter kan klassificeras.
Det är särskilt relevant för företag som använder tjänstebilar, förmånsbilar eller andra företagsfordon där privat användning kan förekomma.
Läs mer om hur företag kan arbeta med detta i vår artikel om körjournal för företagsbil – regler, krav och vanliga misstag.
Kan arbetsgivaren se bilen i realtid?
En automatisk körjournal och realtidsspårning är två närliggande funktioner, men de är inte exakt samma sak.
Körjournalen fokuserar främst på att dokumentera genomförda resor. Realtidsspårning visar däremot var ett fordon befinner sig just nu eller med kort fördröjning.
I ett fleet management-system kan båda funktionerna kombineras. Företaget kan då använda samma fordonsdata både för körjournal, historik och operativ fordonsöversikt.
Läs mer om GPS-baserad fordonsspårning om ni även behöver se företagets fordon på karta.
Automatisk körjournal för flera förare och fordon
För ett företag med en enda bil är körjournalen relativt enkel att administrera. Utmaningen växer när verksamheten har flera bilar, flera förare och fordon som delas mellan olika personer.
Då ger ett centralt system bättre kontroll eftersom körhistoriken samlas per fordon och kan kopplas till förare när företaget har rutiner för föraridentifiering.
- vilka resor ett specifikt fordon har genomfört,
- vilka förare som har använt företagets bilar,
- hur många kilometer respektive fordon har körts,
- hur stor del av körningen som är privat respektive i tjänsten,
- avvikelser eller resor som ännu inte har klassificerats.
Vad händer om flera förare använder samma bil?
Delade servicebilar och poolbilar är vanliga i många verksamheter. Då räcker det inte alltid att veta vilket fordon som körde. Företaget kan också behöva veta vem som använde bilen.
Det kan lösas genom en rutin där föraren identifieras i systemet, till exempel genom app, förarval, tagg eller annan metod beroende på lösningen.
För företag där flera personer ibland åker i samma servicebil är det också viktigt att skilja mellan vem som faktiskt kör fordonet och vilka medarbetare som bara är passagerare.
Automatisk körjournal för servicebilar och arbetsfordon
Automatisk körjournal är särskilt användbar i verksamheter där fordonen är en naturlig del av arbetsdagen och gör många resor mellan kunder, objekt och arbetsplatser.
Ett serviceföretag kan exempelvis ha flera korta körningar under samma dag. Om varje resa ska dokumenteras manuellt blir administrationen snabbt omfattande. Med automatisk registrering finns grundinformationen redan i systemet.
Vilka företag har störst nytta av GPS-körjournal?
- byggföretag med servicebilar och arbetsfordon,
- installationsföretag,
- service- och underhållsföretag,
- fastighetsbolag och facility management,
- transport- och distributionsföretag,
- företag med tekniker och fältpersonal,
- företag med poolbilar,
- verksamheter med många kundbesök.
Automatisk körjournal jämfört med manuell körjournal
| Område | Manuell körjournal | Automatisk GPS-körjournal |
|---|---|---|
| Start och stopp | Föraren registrerar manuellt. | Registreras automatiskt. |
| Körsträcka | Skrivs in eller räknas fram manuellt. | Beräknas från fordonsdata och registrerad resa. |
| Adresser | Föraren skriver in dem själv. | Kan registreras utifrån GPS-position. |
| Risk för glömda resor | Högre. | Lägre. |
| Privat/tjänst | Föraren fyller i allt manuellt. | Resan finns redan och behöver främst klassificeras. |
| Rapporter | Kräver ofta sammanställning. | Kan tas fram från systemets registrerade data. |
| Flera fordon | Svårare att administrera. | Samlad fordonsöversikt. |
För en mer detaljerad jämförelse kan ni läsa elektronisk körjournal eller manuell körjournal – vad passar företaget bäst?
Vad händer om GPS-signalen försvinner?
GPS fungerar normalt bra när fordonet har fri sikt mot satelliterna, men signalen kan bli sämre i exempelvis tunnlar, parkeringsgarage eller andra miljöer med begränsad mottagning.
Hur detta hanteras beror på den tekniska lösningen. Ett system kan kombinera GPS-data med annan fordonsinformation och lagra data lokalt tills anslutningen återkommer.
För företag är det därför viktigt att inte bara fråga om GPS finns, utan också hur systemet hanterar tillfälliga avbrott i positionering eller mobil uppkoppling.
Körjournal, fordonsposition och historik i samma system
Den stora fördelen uppstår när körjournalen inte är en separat funktion utan en del av företagets fordonsöversikt.
Då kan administratören gå från en genomförd resa till fordonets historik och vidare till aktuell position, beroende på vilka funktioner företaget använder.
Det gör systemet relevant inte bara för skatte- och dokumentationsbehov utan även för den dagliga driften. Ett serviceföretag kan exempelvis få bättre överblick över vilka fordon som finns närmast ett nytt uppdrag.
Så fungerar det med SkandiFleet
Med SkandiFleet kan företag samla elektronisk körjournal, GPS-baserad fordonsposition och fordonsöversikt i samma system.
Resor registreras automatiskt och kan därefter granskas och kompletteras. Företaget får tillgång till historik och rapporter samtidigt som fordonsinformationen kan användas för den operativa fordonsstyrningen.
- registrera resor automatiskt,
- se start, stopp och körsträcka,
- klassificera privata resor och tjänsteresor,
- följa flera fordon från en gemensam vy,
- se fordonspositioner och historik,
- ta fram rapporter för valda perioder,
- minska arbetet med manuella körjournaler.
Läs mer om vår elektroniska körjournal eller se hela lösningen för elektronisk körjournal och fordonsspårning.
Vanliga frågor om automatisk körjournal med GPS
Måste föraren starta körjournalen före varje resa?
Nej, inte i en automatisk lösning. Resan registreras normalt när fordonet börjar köras. Föraren kan däremot behöva klassificera resan eller komplettera den med ett syfte.
Registrerar GPS-körjournalen även privata resor?
Ja, systemet kan registrera att en resa genomfördes även när den är privat. Resan kan därefter klassificeras som privat så att den skiljs från tjänstekörningen.
Kan företaget se var bilen befinner sig?
Ja, om lösningen även innehåller realtidsspårning. Körjournal och realtidsposition är separata funktioner som kan använda samma fordonsdata.
Fungerar automatisk körjournal med poolbilar?
Ja. För delade fordon behöver företaget dessutom ha en rutin för att identifiera vilken förare som använde bilen vid respektive resa.
Kan körjournalen användas för flera fordon?
Ja. Ett centralt system är särskilt användbart när företaget har en större fordonsflotta eftersom körhistorik, positioner och rapporter kan samlas på ett ställe.
Är GPS-körjournal samma sak som fleet management?
Nej. Körjournal är en del av fordonsadministrationen. Fleet management är bredare och kan även omfatta realtidsspårning, fordonsstatus, rapporter, serviceuppföljning och annan kontroll av företagets fordonsflotta.
